REISEKOSTENABRECHNUNG
IHRE REISEKOSTENABRECHNUNG
Die VDR-Geschäftsreiseanalyse für das Jahr 2014 zeigt deutlich, dass die Zahl der Geschäftsreisenden wieder steigt. Im Jahr 2013 meldeten die Unternehmen mehr als 170 Millionen Dienstreisen, die mit Kosten von 48,2 Milliarden Euro verbucht worden sind. Durchschnittlich gab jeder Dienstreisende im Untersuchungszeitraum 148 Euro pro Tag aus. Dabei setzen sich die Reisekosten aus vielen unterschiedlichen Positionen zusammen, zu ihnen gehören neben den Fahrt- und Übernachtungskosten auch Bewirtungsaufwendungen, Parkgebühren, Verpflegungsaufwand, Miete für Veranstaltungsräume, Messetickets und andere mehr.
Ein nicht unerheblicher Teil an den Gesamtkosten entfällt auf die Reisekostenabrechnung. Der administrative Aufwand ist hoch, müssen hier doch Belege gesammelt, auf gesetzliche und betriebliche Erfordernisse geprüft und die Daten elektronisch erfasst werden. Nicht selten werden die Belege manuell verarbeitet und archiviert, die Daten in einfachen Tools, wie z.B. Excel erfasst. Neben dem erwähnten Arbeitsaufwand lauert hier eine große Fehlerquelle, die womöglich erst bei der nächsten Betriebsprüfung aufgedeckt wird und zu Nachzahlungen und Säumniszuschlägen führen kann.
Spezialisierte Dienstleister Reisekostenabrechnung setzen moderne Management- und Abrechnungstools ein, die bereits die betriebliche und gesetzliche Konformität automatisch im Arbeitsprozess absichern. Reisende können ihre Beantragung und Abrechnung über ein Portal abwickeln, Belege werden digital erfasst und gespeichert. Das schafft Transparenz, Sicherheit und senkt die Kosten pro Reise erheblich.
Die Dienstleister Reisekostenabrechnung bereiten alle Belege rechtssicher so auf, dass sie von den Buchhaltern des Unternehmens ohne Probleme verbucht werden können. Dabei werden auch die Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand und zur Mahlzeitengestellung an die Mitarbeiter korrekt angewendet.
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